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  国际会议申办程序

国际学术会议以其最直接、最快捷、最广泛的学术交流形式成为信息传播的主要途径之一,也是北京大学开展国际合作与交流的重要渠道之一。多来年,凭借着北京大学的声誉与优势,我校举办了一大批高质量、高水平的国际学术会议。近年来每年举行40多次国际学术会议,吸引了数以万计的来自世界各地的著名学者来到中国。中外学者共聚一堂,沟通信息,交换看法,切磋交流,并以国际学术会议为契机,开拓了更多的新的合作途径,推动了科技、文化、教育、学术水平的提高。

举办重大国际会议须履行如下手续:

1. 会议预报:每年10月30日前将下一年度拟自主举办和拟向国(境)外申办、承
办、合办等的重大国际会议(涉及范围请电话咨询62751520),在对外承诺前,填报
《举办(含申办、承办、合办等)重大国际会议计划表》,交到国际合作部。

2. 会议申办:在准备申办之日前至少提前四个月填报《北京大学举办国际学术会议申请表》,并提供相应材料,包括会议中、英文名称;会议时间;会议规模;外宾人数、VIP简历;会议主题;分议题内容、会议背景情况、经费来源情况等。

3. 会议举办:待申办通知下发后,认真做好会议申办工作,并在申办成功后,提前三个月办理报批举办的相关手续。

4.签证、总结程序如下03、04所示。

请各院系在对外承诺举办国际会议之前,提前三个月履行审批手续。由主办单位填写 《北京大学举办国际学术会议申报表》,按照文、理学科分类,分别提交社会科学部或科研部审核。
经社会科学部或科研部审核后,转送国际合作部专家办公室,上报主管校长审批。由国际合作部下发批件给主办单位。
国际合作部协助主办单位为外籍与会人员办理来华签证手续。请填写《在华举办国际学术会议邀请外国人来华名单汇表》一份、《被授权单位签证通知表》(一人一份,随行家属填主受邀人之后),上交到专家办公室,转呈主管校长审批。最后,由主办单位将通知表寄给与会者。
会议举办之后,请填写《举办国际学术会议总结》及时上交我办。
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