1.此说明根据上级和学校文件整理，供北京大学全日制学生执行出国（境）任务参阅，我们尽力保证根据最新文件及时更新，如有变动以学校相关单位最新通知为准。

2.学生出国（境）任务是指因学习或科研需要，以北大学生身份赴国（境）外参加会议、访问、合作研究、交流、学习等相关活动；学生出国（境）管理包括出国(境)任务、出访国家、出访时间、出访人员和经费的审批。

3.学生以个人身份出国（境）旅游、探亲、访友、求医以及处理其他私人事务等，不属于此“说明”业务范畴，相关考勤、考核请遵守学校相关规定。

4.严禁不履行出国（境）任务报批手续，擅自出国执行学业和社会活动任务；出国（境）任务一律不能补报，出国（境）手续一律不能补办。

第一步：准备出国（境）材料

出国（境）学生须凭有效邀请材料申报出国（境），申报要求材料有：

1.邀请函

发自前往国家（地区）的本土邀请函应，、有明确出国（境）目的、出国（境）日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人签名，并具正式公文格式；邀请人须有相应邀请资格；邀请函若非中文或英文，需提供中文翻译件；根据办理签证的要求，日本邀请函为“三书”或“在留资格证”。

2.有关部门的正式公函

外单位组团，提交外单位《征求意见函》，我校同意参团出国（境）后，随团人员向国际合作部提供外单位出具的“任务批件”复印件及“任务通知书”原件，作为替代“邀请信”的申报材料提交。

3.《家长知情同意书》

4.《导师知情同意书》（有导师研究生适用）

5.其它材料

学生参加国家留学基金委或其它单位的公派项目，应提交国家留学基金委出具的《国家留学基金资助出国留学证书》，《导师知情同意书》、《家长知情同意书》、《邀请函》，定向委培生还须提交原单位出具的《委培期间出国（境）同意书》（需注明“同意派出”、“委托北京大学办理”等相关字样）等相关材料。

对于出访周期超出1/3学期的本科生，请及时查收教务部发送的邮件，按要求提交“学生海外交流转学分备案申请表”，否则不予审核。

出访超过180天的研究生需办理保留学籍手续。

第二步：提交申报

提交申报前，出国（境）人员应规划好出国（境）行程，确认出国（境）任务信息、出国（境）国家或地区及经费负担方式等，然后凭有效校内人员编号，登录“校内门户”提交出国（境）申报。出国（境）人员一般建议在行前2个月准备并提交申报材料。

1.简明扼要填报“出国（境）事由”，要求使用中文，表述清楚，出访内容应与出访人身份、专业相符。

2.填报的出国（境）日期是指出发和返回中国内地的出入境日期（一般以边防出入境章为准），一般出访亚洲其他国家往返各批准一天在途时间；欧美、批准去程一天时间、回程两天时间；出访澳洲、南美洲、非洲依据实际需要，参考航班时间据实填写在途时间；出访港澳地区日期应与邀请函日期一致，如确需提前一天抵达或延后一天返回，请提供完整的日程安排（中文）；出访台湾地区日期请与邀请函日期完全一致。如受航班等客观原因影响，确需更多在途时间，可据实填写往返所需日期。回程航班应尽可能安排在完成出国（境）任务的次日12点前起飞回国，出关时间和入关时间如小于当天六小时，不予支付当日的“境外”公杂和餐饮补助）。

3.若经费支付方式为“双方共同支付”，需在备注栏清楚说明北京大学需支付的类别、金额和天数等明细内容。

4.填写完毕申报内容，在线提交相关出国（境）材料后进行网上审批，紧急申报需自行催办各审批环节或下载打印《申报表》和所有申报材料进行线下审批。

第三步：审批环节

我校学生出国（境）管理实行学校、主管职能部门、院系审批的“三级管理模式”。

1.审批流程如下：

所在院系行政和党委审核---学籍管理单位审核----国际合作部审核----主管校领导审批---国际合作部制作发送《北京大学出国（境）任务通知》----结束审批

2.以上审批环节依据审核要点，均可选择批准、不批准或退回修改、补充材料。

第四步：签证等手续办理

1.出国（境）任务获得批准后，按照前往国使领馆网站提供的材料需求准备签证材料，可在新太阳学生中心、二教一层、二教三层、理教一层、燕园大厦一层、昌平新校区馨园食堂一层、大兴校区办公区一层、图书馆南门内、深研院办公区一层学生证明自助打印机上打印《单位同意函（含费用证明内容）》、《事业单位法人证书》，并同其它签证材料送使馆或代理机构办理签证。

2.出国（境）前应购买紧急救援险等境外保险，原则上需出访任务获得审批后再购买机票。

3.出国（境）期间应遵守当地法律法规和习俗文化。

4.出国（境）任务结束后，应及时进行出国（境）总结。

5.如有北京大学经费资助，回国后应及时办理报销。

如经费负担方式与申请时不一致，请登录国际合作部网页，下载《因公临时出国（境）费用变更情况说明》，填写后经本院系负责人签字并加盖公章后，交国际合作部派出办公室/港澳台办公室办理变更。

6.如已申报但未成行，请致电国际合作部派出办公室/港澳台办公室告知备案。

咨询信息：

国际合作部派出办公室，地址：南阁103办公室，电话：010-62752507

港澳台办公室，地址：南阁104办公室，电话：010-62756433