北京大学教职工因公临时出国手续办理说明

（2023年2月修订）

前 言

1.此说明根据上级和学校文件整理，供教职工办理因公临时出国手续参阅，我们尽力保证根据最新文件及时更新，如有变动以学校通知为准。

2.因公临时出国是指因工作或学习需要，以北大教职工身份使用国家或单位、个人或邀请方经费赴国外参加会议、讲学、访问、合作研究、学习等相关公务活动；因公出国管理包括出国任务、人员和经费审批，因公护照申办和管理以及通过因公途径申办签证等。

3.因私出国仅限于以个人身份旅游、探亲、访友、求医以及处理其他私人事务等，并需遵守学校人事部门有关考勤、考核的规定。

4.国际合作部派出办公室主要负责管理学校师生因公派出政策、任务审批等出国境相关事务，并向教职工提供办理因公护照、签证等手续的服务。

第一步：准备出访材料

因公临时出国人员须凭有效邀请材料申报出访，学校认可的邀请材料有：

1. 邀请函

邀请函应发自前往国家（地区）、有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人签名，并打印在公函纸上；邀请人身份应基本对等；邀请函若非中文或英文，需提供翻译件；根据办理签证的要求，日本邀请函为“三书”或“在留资格证”。

2. 有关部门的正式公函

外单位征求我校意见邀请派员随团出访的，国际合作部回复组团方“征求意见函”确认随团人员后，随团人员提供外单位出具的“任务批件”复印件及“任务通知书”原件。

3. 其它材料

如有学校临时决定的重大活动等因公临时出国任务，可在启动申报流程的同时办理邀请材料。

第二步：提交申报

提交申报前，出访人员应规划好出访行程，确认出访任务信息、出访国家或地区及经费负担方式等，然后凭有效校内人员编号，登录“校内门户”提交申报：

1. 使用中文简明扼要填报“出访事由”，因公临时出访需有明确的公务目的和实质性内容，出访单位与出访目的必须与出访人员身份一致。

2. 填报的出访日期是指出发和返回的出入境日期（一般以边防出入境章为准），可能与邀请信日期不一致；为完成公务，应根据出访实际情况，结合出访时限规定，按照“精简节约”的原则统筹确定出访日期。

3. 规范、完整填报出访日程和拟定航班信息：教学科研人员出访日程应包含离抵境、城市间中转、参会安排、学术交流与合作研究等具体内容；行政管理人员工作访问须提供经本单位审核通过的每半日日程。拟定航班信息为必填。

4. 填报完毕在线提交相关出访材料进行网上审批，可以下载打印公示表等所需表格。

5. 职能部门、挂靠单位、群团组织及直属、附属单位人员出访需在报备学校的年度计划内；计划外的出访均需上报主管校领导审批。

请根据自身情况线上提交以下辅助申报材料：

（1）涉密人员需提交《保密义务承诺书》。

（2）离退休教学科研人员原则上不允许执行因公出访任务，如确有工作需要需提供所在单位或学校的返聘证明。

（3）65周岁（含）以上出访人员需提交一年内体检证明复印件。

（4）教学科研人员出国开展学术交流合作符合学校持用普通护照规定的，

需提供有效长期居留证件或多次出入境签证复印件。

（上述材料可能因出访人情况不同略有差异。）

注：严禁不履行因公出国任务报批手续，擅自出国执行公务活动。

第三步：审批环节

我校因公出国管理实行学校、主管职能部门以及院系、直属附属单位分级审批的“三级管理模式”，申报人（或经办人）须在行前至少2个月准备并提交申报材料。

1. 所在单位公示及审核。因公临时出访，必须首先在所在单位完成出访公示手续，公示时间一般不少于五个工作日（有邀请函和拟定行程等即可根据本部门规定进行公示）。公示结束后，二级单位审批人员线上审批，批准后则进入下一环节审批，否则退给本人修改申报信息或取消出访申报。

2. 国际合作部和相关部门复核。职能部门、挂靠单位、群团组织及直属、附属单位人员出访需财务部预算审批；博士后需要校博士后管理办公室审批；涉密人员需要保密办公室审批；副处级以上干部，需将出访申报流转至组织部审批，处级正职以上干部流转至主管校领导审批；相关单位审批通过后提交至国际合作部审批。国际合作部审批后转外事主管副校长审批，国际合作部审批前申请人可以撤回或修改信息，国际合作部审批完成后不可撤销申请信息。

3. 学校主管副校长根据所在单位和各相关部门意见做出最终批示。

4. 学校主管副校长审批通过后，申报信息流转至国际合作部，以学校名义出具任务批件，国际合作部通过电子邮件通知相关人员。需要在学校财务部或北京大学教育基金会报销出访费用的，批件原件将推送至财务部或北京大学教育基金会。

第四步：护照/签证等手续办理

1.出访任务获得批准后，按照国际合作部网站提供的材料说明准备因公护照、签证材料并送至国际合作部。护签材料审核后将送至教育部留学服务中心护签处办理，因公护照办理需5-7个工作日。签证受理时间根据各使馆情况有所差别，美国需至少提前3个月开始办理，其它国家一般应提前2个月开始办理，申报人应合理妥善安排时间提交材料，以免影响出行。

Ø 教职工公务普通护照办理流程：

(1)在线提交因公临时出国申请并获得学校批准。

(2)外交部规定着装深色上衣的护照专用照片（有外交部上传护照照片权限的校内照相馆，如：经典瞬间，地址：新太阳中心地下二层）

(3)本人持身份证原件到南阁103采集生物信息。

(4)有效期离出访时间不足六个月的旧护照，需交回注销后才能办理新护照。

Ø 教职工因公签证办理流程：

(1)办签流程：完成书面申报手续->办理公务普通护照->办理因公签证（出境证），请注意：持因公护照预约面谈、递交免面谈材料、预约采集指纹、办理签证等签证手续均须通过学校国际合作部派出办公室。

(2)关于签证表：各个国家的因公签证申请表可能随时更新，最新版请以使馆（非“签证中心”）网站为准（注意请勿使用因私签证申请表，持公务普通护照办理签证类型一般为商务签证）；签证表中的出入到访国境日期、酒店订单住宿日期、机票订单日期皆须与实际行程相符，保险单中的“保险期间”须包含完整行程且前后至少各多加一天，请注意时差。

(3)关于出境证明：因公前往免签、落地签或电子签国家，务必提前办理《出境证明》，并与公务普通护照一同随身携带，在出境时交验。

(4)对于由外交部统办签证的国家，需递交公务普通护照信息页复印件和邀请函复印件1份。

(5)签证表中所填一切出国记录应属因公出访。

(6)如需递交机票订单、酒店订单、保险单、日程表或情况说明，均须有英文版；请注意，机票和酒店订单（预订单）≠出票单，建议签证办结后再出票。

(7)各国签证材料清单以教育部通知及各国使馆网站为准（请参考国际合作部网站）

2. 如已经持有因公护照或有效签证，应确认护照有效期从返回之日算起大于180日，签证应为多次有效签证。

3. 签证材料审核后将送至教育部留学服务中心护签处办理，因公护照办理需5-7个工作日。签证受理时间根据各使馆情况有所差别，美国需至少提前3个月开始办理，其它国家一般应提前2个月开始办理，申报人应合理妥善安排时间提交材料，以免影响出行。

4. 出国前应购买紧急救援险等境外保险。

注：因公护照办理签证预约等签证手续均须通过我校国际合作部派出办公室办理，严禁私自持用因公护照前往使馆办理手续。

第五步：证件领取及保管

1. 新办因公护照/签证（出境证）取回后，申报人（或经办人）将收到短信/邮件通知前往国际合作部领取证照并核对护照或签证上的姓名、性别、出生年月日、护照号码、签证（出境证）有效期和停留期及出入境次数等信息。如发现有误，请及时联系学校国际合作部。

2.全体教职工因公出访回国（境）后须在15日内交回因公出访证件，处级（含副处级）干部、学校机关职能部门工作人员、shm人员因公出国（境）证件由国际合作部统一保管；其他教职员工的因公出国（境）证件原则上由各单位负责保管。处级（含副处级）以上干部因私出访回国（境）后须在10日内交回因私出访证件，由国际合作部负责统一保管，使用审批由党委组织部负责；其他教职员工的因私出国（境）证件原则上由个人保存。此外，领取证件但未出访人员须在7日内交回出访证件。各单位定期对本单位负责清理收缴的出访证件回收情况进行检查，对存在的问题进行通报和整改。

注：严禁持用因公护照私自出境及办理因私事务。

第六步：出访总结及财务报销

1. 出访任务结束后，应及时进行出访总结。

2. 如需进行财务报销，任务批件等材料审批后已转送至财务部相应科室并进行邮件通知，申报人/经办人可自行前往财务部外汇窗口办理报销事宜。

联系信息：

国际合作部派出办公室

地址：南阁103办公室

电话：010-62752507；010-62759005。

网址：http://www.oir.pku.edu.cn/